Practicas recomendadas para el uso del correo electronico

Practicas recomendadas para el uso del correo electronico

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Si trabajas para una empresa, debes utilizar la dirección de correo electrónico de la misma. Pero si utilizas una cuenta de correo electrónico personal -ya sea que trabajes por tu cuenta o simplemente te guste usarla ocasionalmente para la correspondencia relacionada con el trabajo- debes tener cuidado al elegir esa dirección, dice Pachter.Siempre debes tener una dirección de correo electrónico que transmita tu nombre para que el destinatario sepa exactamente quién está enviando el correo electrónico. No utilices nunca direcciones de correo electrónico (tal vez restos de tu época escolar) que no sean apropiadas para el trabajo, como «[email protected]…» o «[email protected]…», por mucho que te guste una cerveza fría.3. Piénsatelo dos veces antes de pulsar «Responder a todos».

No utilices expresiones relajadas y coloquiales como «Hola chicos», «Yo» o «Hola amigos»: «La naturaleza relajada de nuestros escritos no debería afectar al saludo en un correo electrónico», dice. «Hey es un saludo muy informal y, por lo general, no debería utilizarse en el lugar de trabajo. Y «Yo» tampoco está bien. También aconseja no acortar el nombre de nadie. Diga «Hola, Michael», a menos que esté seguro de que prefiere que le llamen «Mike». 6. Utilice los signos de exclamación con moderación.

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La comunicación por correo electrónico comenzó en 1971, cuando Ray Tomlinson se envió el primer correo electrónico a sí mismo. Aunque esta tecnología tiene ya 43 años, cada día se envían miles de millones de correos electrónicos. A veces leemos y enviamos diariamente más correos electrónicos que nos reunimos con personas reales. Sin embargo, en la comunicación por correo electrónico cometemos los mismos errores, que deberíamos evitar por nuestro propio bien. Entonces, ¿cómo mejorar nuestros correos electrónicos?

La mayoría de la gente tiene muy poco tiempo al día para leer y responder a los correos electrónicos. El cuerpo del correo electrónico debe ser informativo y directo. Mantenga sus correos electrónicos cortos y claros, su lector lo agradecerá. Considere la posibilidad de utilizar puntos con viñetas o de escribir un correo electrónico distinto para cada tema que necesite comunicar a alguien.

A menos que tengas buena relación con alguien, evita el lenguaje informal, la jerga, el argot y las abreviaturas inapropiadas. Piensa en cómo se «siente» emocionalmente tu correo electrónico. Si tus emociones pueden ser malinterpretadas, busca otra forma de expresar tus palabras. Sé amable, respetuoso y agradecido. ¿Quieres saber cuándo utilizar un tono informal, formal, serio o amistoso?

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A pesar de los rumores que anuncian la muerte del correo electrónico, su uso sigue creciendo. Según un estudio de Radicati Group, se prevé que el tráfico de correo electrónico aumente a más de 333.200 millones de correos electrónicos enviados al día (desde los 306.400 millones actuales). Y mientras las empresas sigan utilizando el correo electrónico, los ciberdelincuentes encontrarán nuevas formas de explotar las brechas de seguridad, los fallos de software y la naturaleza humana básica para extorsionar millones de dólares a sus víctimas.

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Con la transición generalizada de los servidores de correo electrónico locales a la nube, los proveedores de correo electrónico alojados se han convertido en un objetivo creciente para los ciberdelincuentes. De hecho, los informes muestran que más del 29% de las empresas vieron sus cuentas de Office 365 comprometidas en un solo mes el año pasado. Por ello, necesita la protección adicional que ofrece Security Gateway for Email Servers para protegerse de las amenazas procedentes del correo electrónico.

Security Gateway se diseñó para ser fácil de usar y, al mismo tiempo, ofrecer la mayor protección contra el spam, el phishing y las fugas de datos. Y aunque la mayoría de los ajustes de seguridad están configurados para una protección óptima por defecto, es una buena idea seguir estas directrices para obtener los mejores resultados.

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Consejo Recordarse a sí mismo que debe enviar otro mensaje suele ser más eficaz que marcar el mensaje para su destinatario. Del mismo modo, cuando te comprometas a hacer algo en un mensaje, márcalo para ti, de modo que tengas una tarea en tu barra de tareas para recordártelo.

Si recibes correos de una lista de distribución en la que no quieres estar, envía un mensaje al administrador de tu red o al propietario de la lista de distribución y pide que te eliminen. No responda a toda la lista de distribución. Para encontrar al propietario de la lista de distribución, haga doble clic en el nombre de la lista de distribución.

Por ejemplo, si eres una de las cinco personas que reciben una pregunta y quieres responderla, pasa a las otras cuatro personas a la línea CCO y di algo como «CCO a Joe, Jeff, James y Jennifer. Aquí está la respuesta…» Los futuros mensajes serán entonces sólo entre tú y el remitente original.

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No utilices la CCO para informar a un tercero (por ejemplo, tu jefe) sobre un mensaje sensible. El destinatario de la CCO puede no darse cuenta de que ha recibido una CCO y puede responder a todo el mundo, exponiendo que ha recibido una CCO. Esto puede parecer un comportamiento furtivo por tu parte.

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